プレゼンテーションの計画を立てる
私も仕事柄、様々なプレゼンテーションの書籍を読みますが、どの本も企画段階の重要性が書かれています。しかし、実際にプレイヤーとして肌で感じるのは、教科書的には重要だと感じていながらも、実際に作成するときには軽視する人が非常に多いということです。
プレゼンは企画段階で決まる
これからプレゼンテーションのスキルを高めたい人は、ぜひ5分でも10分でもいいので、作業開始前にプレゼンテーションの計画を立ててください。この作業をするかしないかでプレゼンテーションの成否は大きく変わってきます。
準備期間が短くても、5分程度の時間を取ることはできますよね。むしろ準備期間が短いからこそ手戻りが発生しないようにあらかじめ計画を立てておくことが必要なんです。
企画段階では様々な計画を立てます。しかしこれからプレゼンテーションにチャレンジする人、あまり時間がない人は、少なくともこれら3つについて考えるようにしてください。
企画段階で考えて欲しい3つのこと
プレゼンテーションの計画を立てる上で考えなければいけないことはたくさんあります。詳細は「プレゼンは計画で決まる」というカテゴリーがありますので、そちらに譲るとしてここでは最も重要な3つのポイントに絞ってご紹介いたします。
企画段階で考えて欲しいポイントは、次の3つです。
まず最初に何のためにプレゼンテーションを行うのかといった点について考えます。いわゆるプレゼンのゴールです。
今回のプレゼンを通じて何を得たいのか？
聞き手に取ってもらいたい行動は何なのか？
提案内容に興味を持ってもらうのか、それとも買ってもらうのか？皆に広めてもらいたいのか、それとも実践してもらいたいのか？
私はプレゼンテーションを「相手に情報を伝え、行動を促す技術」と定義しています。つまり何を得たいから聞き手にどんな行動を取ってもらいたいのか、具体的にイメージすることが重要です。
ゴールがイメージできないと、スタートからゴールまでの道のりができません。つまりストーリーが作れなくなってしまうというわけです。ですので、必ずプレゼンテーションの最終ゴールは明確にしておく必要があります。
ここは企画段階の最も大きなポイントです。プレゼンテーションは聞き手がいて初めて成り立つものです。なので「誰に」プレゼンをするのか？という点は欠かしてはいけません。
いきなり資料を作ってしまう人によくありがちなのが、自分は何を伝えたい？どういう想いを伝えたい？という方向に走ってしまうことです。もちろん想いを伝えることは非常に大切です。ただ、その想いも相手によって受け取り方が変わってきます。
1つはその人の年齢や性別、職業や役職といった立場の違いからくるものです。同じ話をするのにも、大人に話すのと子供に話すのとでは内容が変わりますし、社長に話すのと新入社員に話すのとではこれも話す内容が変わってきます。
もう1つはその人が抱いている想いや気持ちです。困っている人に解決策を伝えるとスムーズに伝わりますが、そもそも問題だと思っていない人には、まず問題を認識してもらう必要があります。
それぞれ専門的な部分ではありますが、ここではひとまず「売上アップに悩んでいる社長さん」とか「子供の成績が伸びなくて悩んでいる小学生のお母さん」と言った具合に「（気持ち）＋（どんな人）」というプレゼンの聴き手像を組み立ててください。
事前にプレゼンの実施環境を知っておくことも重要です。どのような環境であるかによって、プレゼンテーションの実施形式は変化します。
もしこの確認を怠ってしまうと、プロジェクターがある想定だったのに本番になってプロジェクターがないということが判明したり、3人分しか資料を用意しなかったのに、7人の人が来てしまった。といった事態になってしまいます。
具体的には次のようなことを確認しておきます。
参加人数は？
会場の広さは？
プロジェクターはある？
実施時間は何分？
準備期間はどれくらいある？
これらがある程度明確になればプレゼンの計画は完了です。
企画段階で考えることはそんなに多くはありません。ある程度目的が見えていたらあまり時間をかけずに計画を立てることができるでしょう。
たかが計画です。しかしここをしっかりと考えることができるかどうかがプレゼンの勝負の分かれ目になってきます。もし勝負のかかったプレゼンテーションを行うときにはこの計画作業に時間をかけるようにしてくださいね。
