ここまで計画の立て方そしてストーリーの作成方法についてお伝えしました。ストーリーが完成したらいよいよ資料の作成に入っていきます。

 

資料を作成するにあたっては、もう一度計画段階での検討内容を思い出してください。企画段階ではどのようなことを検討したでしょうか？

 

参加人数は？

会場の広さは？

プロジェクターはある？

実施時間は何分？

準備期間はどれくらいある？

 

おそらくこういったことを検討されたと思います。まず最初に思い出してほしいのが、このプレゼンテーションがプロジェクター投影するスライド形式のプレゼンテーションかどうかという点です。

 

「プレゼン＝スライド投影」 という認識を持っておられる方は多いと思いますが、全てのプレゼンテーションがスライド投影をするかというとそういうわけではありません。応接室や小さい会議室で行うプレゼンテーションでは、手元に資料を配布し、その資料を見ながら進めるということはよくあることです。

 

また参加人数や会場の広さも再確認してください。大きな会場で多人数に話す場合と、小さな会場で少人数に話す場合とでは、プレゼンテーションのスタイルは大きく変わってきます。まずはこうした環境を再確認し、今回のプレゼンテーションはどういったスタイルで資料を作成するかを決定してください。

 

 

作成資料のパターン

よく「プレゼン資料の作り方」というブログ記事を見かけます。そしてそうした多くの記事は「スライド投影」を前提としたものが多く含まれています。しかしプレゼンテーションの資料には必ずしもそうしたスライド投影資料だけではないということを認識してください。

 

プレゼンテーションで資料を作成する場合は、主に次のようなパターンになります。

 

スクリーン投影用資料のみ（配布資料なし）

スクリーン投影資料＋配布資料

配布資料のみ（スライド投影なし）

 

スクリーン投影資料とは、プレゼンターが話をする際にプロジェクターで映す資料のことをいいます。配布資料とは、聞き手の手元に配布する資料のことをいいます。それぞれのパターンには特徴がありますので、まずはしっかりとその特徴を認識してください。

 

 

スクリーン投影用資料のみ（配布資料なし）

説明資料をスクリーンに投影し、聞き手には資料を配布しないパターンがこれに該当します。スティーブジョブズのプレゼンテーションやTEDのプレゼンテーションなど、一般的にプレゼンテーションといって思いつくのがこのパターンです。説明資料はスクリーンに投影し、聞き手の手元には資料がありません。会場は机がなく椅子だけという場合も多く見かけます。

 

このパターンのプレゼンテーションでは、聞き手に資料を配布しないため聞き手はスクリーンを見ながら進めていくことになります。そのため話に集中してもらいやすいというメリットがあります。プレゼンターが効果的なスライド演出や上手い言葉をうまく組み合わせれば聞き手を魅了することも可能です。

 

こうしたプレゼンテーションが有効なのは、聴衆1人ひとりがお客様になる場合、つまり商品発表やセミナーといったシーン、または比較的広い会場でプレゼンテーションを実施するときに適しています。しかし配布資料がないため、意思決定者がいない場面ではあまり適していません。その場合、意思決定者に対して同じプレゼンをするか、またはあとで詳細資料を求められる可能性があります。

 

スクリーンに投影するため、資料は写真や大きい文字を利用し、文章などは極力載せないように工夫します。

 

 

スクリーン投影資料＋配布資料

資料を配布した上で、スクリーンに投影して行うスタイル、またはプレゼンテーション終了後に資料を配布するパターンです。手元に資料が配布されるので、聞き手は手元の資料を見ながらたまにスクリーンを見るというスタイルが一般的となります。

 

このパターンでの注意点は2つあります。1つは、聞き手は手元に資料があると、次々と読み進めたり、前のページに戻ったりして注意力が散漫になってしまうという点です。手元に資料があると、話を聞くよりも文字を読む方が脳のスピードが早いため、どうしても資料を読み進めてしまいます。そしてプレゼンターがどこまで話をしているのかわからず、大切なポイントを見逃してしまうこともあります。

 

なので「今は資料の○○ページをご覧ください。」「一旦手を止めて前をご覧ください。」と聞き手の注意をひく言葉を使うと効果的に進めることができます。聞き手は一瞬我に返り、プレゼンターの話にもう一度集中することができるんですね。

 

もう1つは、スライデュメントにならないように気を付けるという点です。スライデュメントとは、配布資料をそのままスクリーンに投影することを言います。

 

配布資料は基本的に読んでいただくことを前提に書いています。なのでスクリーンに投影すると文字が小さくて見づらいということが起きてしまいます。手元と同じ資料がスクリーンに投影されていて、しかもスクリーンの文字が見づらかったらあなたならどうしますか？そうです、手元の配布資料を見てしまいますよね。

 

なので、このパターンでは配布資料とスクリーン投影用資料とは極力違うものにし、スクリーン投影資料に文字を大きくするなどの工夫を織り交ぜていくことが重要になります。しかし1回のプレゼンで2つの資料を作成するのは時間効率的にも非常にもったいないです。

 

ビジネスパーソンは日々のメイン業務が忙しいので、1回のプレゼンに対して2つのスライドを作成することはしません。なのでここで簡単にスクリーン投影用のスライドを作成できるコツをお伝えします。

 

まず配布資料から作成する

メッセージラインのフォントを大きくする

箇条書きは要約して1つ13文字以内に収める

 

まず最初は配布用資料の作成に取り組みます。ほぼ前日まで配布資料の作成だけに注力し、スクリーン投影資料は作成しなくても構いません。2つの資料を並行して作成してしまうと、途中で構成や順序の変更があったときの修正が膨大になってしまいます。なので一旦配布資料が完成するまではスクリーン資料の作成をせずに進めていきます。

 

配布資料が完成したらいよいよスクリーン投影資料の作成にとりかかります。とはいうものの翌日がプレゼン本番という形になりますので、まずはこのプレゼンテーションで最も伝えたいメッセージ、重要なメッセージに絞って文字の大きさを変更します。細かい説明は削除して、極力メッセージラインがスクリーンを通して見やすいように配置します。

 

箇条書きや説明文は配布資料の中ではどうしても長い文章になってしまいがちです。そうした文章も要約してなるべく13文字〜20文字に収まるようにします。そうすると見た目がすっきりとしたシンプルな資料になります。このようにスクリーン投影用に資料を作成する場合、極力手間をかけないで修正をすることがポイントです。

 

 

配布資料のみ（スライド投影なし）

プレゼンテーションでは、プロジェクターがない会場や小さい会議室・応接室などでプレゼンテーションを行うことがあります。その場合、スクリーンには投影せずに資料を配布して、その資料に基づいて説明を行うというケースが多く見受けられます。スクリーンがない分、プレゼンターの話す内容と資料の出来に左右されることになります。

 

このパターンのプレゼンテーションを行う場合、配布する資料のパターンを次の2種類のどちらにするか考えます。

 

1スライド1メッセージとなるシンプルな構成

A4またはA3用紙1枚に収める総合的な構成

 

書籍やセミナーなどでよく見かける、いわゆる一般的な資料を作成してプレゼンテーションを行っても構いません。しかしこういった状況では、Ａ4用紙またはA3用紙1枚でプレゼンテーション全体を鳥瞰できる、1枚プレゼンテーションも有効です。

 

特に一般的なプレゼンテーションではどうしても資料の枚数が多くなってしまいます。またカラー印字して持っていくと、お客様によっては「なんという資源の無駄遣い！」という方もいらっしゃいます。あるいは経営者はなるべく多くの資料を持ちたくないので1枚にまとめたのもで説明をした方が喜んでいただける場合があります。

 

こうした場合には、一般的な資料ではなく、A4またはA3用紙1枚にまとめた資料を作成するという選択肢も有効です。

 

 

このように一概にスライドを作成すると言っても、状況に応じてどんな資料をどういった点に注意して作成するかが変わってきます。状況に応じて作成する資料を使い分けできるようになってくださいね。

 

 

 

配布資料＝社内で独り歩きする資料と心得よ

最後にお伝えしておきたいのは、「配布資料は社内で独り歩きする」ということです。例えば課長向けにプレゼンを行ったとします。課長の感触はまずまず。こうした場合、課長に決裁権限があればそのまま了承されますが、決裁権限がさらに上長（部長や本部長、取締役など）だった場合には、課長が決裁を取るために上司にプレゼンテーションを行わなくてはいけません。

 

課長はあなたのようにプレゼンテーションがうまくありません。なのでせめて受け取った資料を読んで理解してくれ。という流れになりやすいんです。そうすると上司はその資料に目をつけて、課長に質問攻撃をするわけです。その資料が突っ込みどころ満載だった場合、いくらプレゼンテーションの場でうまく振舞えても意味がなくなってしまいます。

 

なので、配布資料は社内で独り歩きするという前提で、もし社長が見ても納得してもらえるような品質にまで向上しておく必要があります。

 

 

ということで、ストーリーからスライド作成への流れについてご紹介しました。1枚1枚のスライドについては「KISSの法則」や「1スライド1メッセージ」といった法則に基づいて作成していくことになりますが、この辺の内容についてはこのサイトの中で説明していますので、併せて参考にしてください。

 

 

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